Informationen zur Hinweisgeberstelle nach dem HinSchG/LkSG

Als Teil einer modernen Compliance-Kultur haben wir, die NATUS GmbH & Co KG (im Folgenden: NATUS), ein Hinweissystem eingerichtet, an das Sie sich wenden können, wenn Ihnen Verstöße durch das Unternehmen, dessen Mitarbeiter oder unmittelbare Zulieferer gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien oder ethische Standards im Unternehmen auffallen. Wir sind bestrebt, uns jederzeit noch weiter zu verbessern und sind dafür auch auf Ihre Hinweise angewiesen. Hinweise können Sie unter Angabe Ihres Namens, aber auch anonym abgeben.

Über die Abläufe unseres Hinweissystems informieren wir nachstehend. Bitte beachten Sie dabei, dass das Hinweissystem nur für solche Mitteilungen eingerichtet ist, welche Verstöße unserseits gegen gesetzliche Vorgaben nach §§ 2, 3 HinSchG bzw. § 2 LkSG betreffen.

Das neue Hinweisverfahren bei der Hinweisstelle läuft wie folgt ab:

1. Wenn Sie Anzeichen dafür erkennen, dass NATUS oder einer der unmittelbaren Zulieferer von NATUS gegen gesetzliche Vorgaben verstößt oder dass ein solches Risiko besteht, haben Sie die Möglichkeit, uns hierüber einen Hinweis zu erteilen.

Hinweise können Sie per E-Mail an folgende Adresse schicken:

hinweisstelle.natus@brandi.net

Ebenso können Sie die Hinweise telefonisch unter folgender Nummer abgeben:

0160/97974172

Die Hinweise werden durch die Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte in Detmold entgegengenommen und bearbeitet.

Sie können die Hinweise anonym erteilen oder unter Nennung Ihrer Identität. Die Hinweisstelle stellt sicher, dass Ihre Identität vertraulich behandelt wird und insbesondere NATUS gegenüber geheim gehalten wird. Denn den Zugriff auf Ihre Hinweise hat nur die Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte als unabhängig von uns tätige Hinweisstelle, nicht NATUS selbst.

Den Inhalt des Hinweises bestimmen Sie. Wir bitten allerdings um möglichst konkrete Hinweise (was ist wann und wo passiert? Dauert das Risiko oder die Pflichtverletzung noch an? Welche Personen oder Unternehmen sind beteiligt?), um einerseits dem Hinweis möglichst effizient nachgehen, andererseits ein potentielles Risiko oder eine Pflichtverletzung so schnell wie möglich abstellen zu können.

2. Die Hinweisstelle wird die Hinweise entgegennehmen und Ihnen den Eingang der Hinweise spätestens binnen sieben Tagen bestätigen. Dies ist der Hinweisstelle allerdings nur möglich, wenn Sie den Hinweis unter Angabe eines Kontakts erteilen, an den sich die Hinweisstelle wenden kann.

Die Hinweisstelle wird sodann prüfen,

• ob die von Ihnen weitergegebenen Hinweise eine Pflichtverletzung oder ein solches Risiko begründen können,
• ob und in welchem Umfang Maßnahmen geboten sind, um derartige Pflichtverletzungen oder Risiken zu beseitigen.

Die Hinweisstelle kann mit Ihnen erneut Kontakt aufnehmen, sofern weitere Informationen zu den von Ihnen weitergegebenen Hinweisen erforderlich sind.

3. Die Hinweisstelle wird NATUS über den Inhalt eingegangener Hinweise informieren (unter Wahrung Ihrer Anonymität sowie der Anonymität der ebenfalls im Hinweis genannten Personen). Die Hinweisstelle wird prüfen, welche Maßnahmen bei NATUS erforderlich sind, um etwaige Risiken oder Pflichtverletzungen zu beseitigen bzw. zu verhindern.

Die Hinweisstelle wird sich bei der Wahl notwendiger Maßnahmen mit NATUS abstimmen. Allerdings ist sie dabei zu jedem Zeitpunkt unabhängig von NATUS und wird die Entscheidungen selbständig und ohne Anweisungen von NATUS treffen.

Die Hinweisstelle stellt sicher, dass die von Ihnen weitergegebenen Hinweise unabhängig von Ihrer Person mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden. Ebenso wird sichergestellt, dass Sie keine Nachteile aufgrund Ihres Hinweises durch NATUS erleiden. Die Hinweisstelle wird NATUS über den Inhalt der erteilten Hinweise in Kenntnis setzen, ohne dabei Rückschlüsse auf Sie als Hinweisgeber zu ermöglichen. Ihre Identität wird also geschützt.

Wir weisen vorsorglich allerdings darauf hin, dass die Hinweisstelle befugt ist, die Identität des Hinweisgebers gegenüber NATUS bekanntzugeben, wenn dieser vorsätzlich unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

4. Über den weiteren Verlauf und die getroffenen Maßnahmen wird die Hinweisstelle Sie informieren. Mindestens einmal im Monat erhalten Sie eine Mitteilung über den aktuellen Verfahrensstand. Sobald die notwendigen Maßnahmen abgeschlossen sind, wird die Hinweisstelle Ihnen einen Abschlussbericht zukommen lassen.

 

5. Sollten Sie sich alternativ an eine öffentlich-rechtliche Meldestelle des Bundes wenden wollen, so stehen Ihnen folgende Meldestellen zur Verfügung:

a.)        Die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (zu finden unter https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html );

b.)       Die Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (zu finden unter https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html );

c.)        Die Meldestelle des Bundeskartellamts (zu finden unter https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Anonyme_Hinweise/anonymehinweise_artikel.html )

 

Zudem sind auch auf europäischer Ebene Meldestellen eingerichtet worden, an die Sie sich ebenfalls wenden können. Hierzu gehören die Meldekanäle des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).

 

Gleichwohl bitten wir um eine vorrangige Meldung an unsere interne Meldestelle.

Mit Meldungen über Fehler oder Verstöße helfen Sie uns dabei, etwaige Fehler frühzeitig abzustellen und uns für die Zukunft noch weiter zu verbessern. Zögern Sie daher nicht, sich zu melden.

 

Vielen Dank für Ihre Mithilfe!